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Colaboração Tradicional cai curtas em workplace hoje
O compartilhamento por meio de anexos não é eficiente.
- Anexos podem ser muito pesados para serem enviados por e-mail e ocupar muito espaço na caixa de entrada.
- Os funcionários que usam softwares incompatíveis não conseguem abrir seus anexos.
- É fácil perder o controle da versão de um anexo que deve ser usada.
- As pessoas perdem muito tempo padronizando edições assíncronas feitas por diversos usuários.
O compartilhamento de arquivos pode criar gargalos nos fluxos de trabalho.
- Um arquivo pode ficar inacessível se uma pessoa esquecer de fechá-lo.
- Os funcionários que usam softwares incompatíveis não conseguem nem abrir arquivos compartilhados.
- As equipes precisam do suporte do departamento de TI para configurar novos compartilhamentos de arquivos.
- É difícil procurar ou pesquisar vários compartilhamentos de arquivos.
O Google Apps facilita o processo
O Google Docs aprimora o pacote de produtividade da sua empresa e elimina a necessidade de fazer colaborações por meio de anexos. Os funcionários podem iniciar um projeto usando softwares, como o Microsoft Office, e usar o Google Docs para compartilhar arquivos com colegas de trabalho para fazer edições colaborativas. Como todos podem acessar a mesma cópia on-line de um arquivo no Google Docs, não há problemas de compatibilidade de anexos e de limite de armazenamento em caixas de entrada, nem versões para padronizar. Quando o grupo terminar de editar um arquivo, você poderá manter o arquivo no Google Docs ou exportá-lo para o formato original.
Vídeos podem ser mais pessoais e impactantes do que os tradicionais documentos do Office. O Google Videos pode ser usado para compartilhar e assistir a vídeos internos com segurança, sem precisar usar hardwares ou softwares especiais.
O Google Sites facilita o compartilhamento de informações, pois permite a organização conjunta de textos em formato livre, anexos, vídeos, fotos, entre outros. Como é bastante intuitivo, todos os funcionários podem contribuir, mesmo aqueles que não possuem qualificação técnica. Isto permite que seus colegas de trabalho criem sites com vários recursos sem sobrecarregar a equipe de TI com pedidos de suporte. O Google Sites também apresenta a pesquisa do Google integrada, que permite instantaneamente localizar informações da empresa.
