O software Archeevo foi escolhido para gerir e dar acesso ao vasto património documental e arquivístico da instituição e o Koha para gestão e integração das suas 18 bibliotecas.
Os arquivos da Universidade de Lisboa
Até à data, a Universidade de Lisboa (ULisboa) não dispunha de nenhum sistema para a gestão dos processos de negócio do seu arquivo, principalmente para as fases semi-ativa e inativa da documentação.
Havia documentação empilhada em caixas, dispersa por vários edifícios da Universidade, e sem qualquer tipo de listagem, uma realidade herdada que precisava de ser revertida. Surgiu, então, a necessidade de procurar uma solução que fizesse a gestão integrada dessa informação. O Archeevo, desenvolvido e distribuído exclusivamente pela KEEP SOLUTIONS, foi o software escolhido, dada a sua qualidade e reconhecimento na área da gestão de arquivos.
O projeto, por ser de grande dimensão, foi dividido em 3 fases. Numa primeira fase foram integrados no Archeevo os serviços da Reitoria. Na segunda fase, ainda a decorrer, estão a ser configuradas as restantes unidades orgânicas da ULisboa, ou seja, as 18 escolas, os Museus da Universidade, o Estádio Universitário de Lisboa (EULisboa), o Instituto de Investigação Científica (IICT) e os serviços de Ação Social. Na terceira e última fase do projeto será disponibilizado o serviço de manutenção e suporte a todo o sistema.
Após a expansão do sistema a todas as Escolas da ULisboa será disponibilizado um balcão eletrónico. Segunda a própria universidade este balcão permitirá “a transferência, ingresso, incorporações, acesso ou reprodução de documentos, essencial para quem quiser consultar um documento no seu formato físico ou receber imagens digitalizadas desse documento, um serviço não só disponível à comunidade da ULisboa, mas aberto ao mundo.“
Acesso ao portal do Archeevo: https://sistema-arquivos.ulisboa.pt/
As bibliotecas da Universidade de Lisboa
As bibliotecas da universidade têm agora, também, um sistema único que lhes permite fazer a gestão centralizada e uniforme da informação, sem que seja perdida a identidade de cada uma das 18 Escolas.
Qualquer estudante, professor, investigador ou cidadão pode consultar agora o catálogo coletivo, através de um único ponto de acesso. A partir deste portal, é possível aceder aos recursos bibliográficos das coleções das várias unidades orgânicas da instituição, das suas 18 Escolas, do Museu Nacional de História Natural e da Ciência e do Instituto de Investigação Científica Tropical.
O Koha foi a solução escolhida por ser uma solução open-source, ou seja, em código aberto. É composto por vários módulos que dão suporte a todas as atividades realizadas no contexto de uma biblioteca.
Segundo a Universidade, este sistema “tem a vantagem de contribuir para uma redução significativa de custos permanentes com licenças e manutenção. Foi implementada a versão 16.11, o sistema estável mais recente do Koha, que, apoiado por uma significativa comunidade internacional, garante uma melhor gestão de recursos, de sustentabilidade, de propriedade dos dados, e do desenvolvimento futuro de novas funcionalidades.”
Antes do Koha, operavam 8 sistemas diferentes de gestão de bibliotecas. Cada biblioteca tinha o seu software e o trabalho era feito de forma desagregada, uma vez que os formatos de catalogação utilizados eram diferentes.
A KEEP SOLUTIONS possui uma vasta experiência em implementações do Koha e forneceu todos os serviços associados à correta instalação e configuração deste software, nomeadamente a migração dos dados provenientes dos sistemas anteriores (dividida em duas fases), a adaptação da identidade gráfica do portal, de forma a ir ao encontro da identidade e imagem de cada escola e o serviço de formação a todos os utilizadores do sistema. Uma vez implementado e perfeitamente operacional, a empresa garante um serviço especializado de apoio e suporte e respetiva manutenção do software.
Acesso ao catálogo coletivo do Koha: https://catalogo-bibliotecas.ulisboa.pt/
A KEEP SOLUTIONS orgulha-se de trabalhar com instituições de tão grande relevância e reputação no nosso país e além-fronteiras, como a Universidade de Lisboa. Continuamos a trabalhar e a crescer de forma sustentada, primando pela inovação e melhoria contínua dos nossos produtos e serviços, sempre com o objetivo final de garantir a satisfação e reconhecimento dos nossos clientes.
Fonte: https://www.ulisboa.pt/sites/ulisboa.pt/files/publications/files/revista_ulisboa_17_vf.pdf