Entenda o que é ciclo PDCA e como aplicá-lo na gestão de melhoria e qualidade na sua empresa

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No atual universo corporativo, onde predomina a competitividade e a excelência faz a diferença, as empresas cada vez mais buscam meios de aperfeiçoarem seus processos para poderem reduzir custos, ampliar lucros e aumentar a satisfação de seus clientes.

Neste contexto o planejamento estratégico é uma obrigação, e para executá-lo com eficácia e de forma contínua, os gestores utilizam muito uma metodologia conhecida como ciclo PDCA.

Mas o que é o ciclo PDCA? Como funciona e para o que especificamente ele serve?

O ciclo PDCA facilita a tomada de decisões e o alcance de metas

O ciclo PDCA foi criado na década de 20 por Walter Andrew Shewart, um físico norte-americano conhecido por ser pioneiro no controle estatístico de qualidade.

Na década de 50 ele foi popularizado no mundo todo por outro americano, o professor William Edwards Deming, conhecido como guru do gerenciamento de qualidade e reconhecido por sua importância para a melhoria dos processos produtivos nos EUA durante a segunda guerra e também por seu trabalho de consultoria com executivos japoneses.

O ciclo PDCA é assim chamado devido ao nome em inglês de cada uma das etapas que o compõem:

• P: do verbo “Plan”, ou planejar.
• D: do verbo “Do”, fazer ou executar.
• C: do verbo “Check”, checar, analisar ou verificar.
• A: do verbo “Action”, agir de forma a corrigir eventuais erros ou falhas.

A metodologia PDCA é largamente utilizada por corporações que desejam melhorar seu nível de gestão através do controle eficiente de processos e atividades internas e externas, padronizando informações e minimizando as chances de erros na tomada de decisões importantes.

Importante ressaltar que, uma vez implantado, o ciclo PDCA deve tornar-se uma constante dentro da empresa, um verdadeiro círculo virtuoso objetivando sempre a melhoria contínua.

Para compreender melhor o que é ciclo PDCA, confira uma breve explicação sobre cada um dos seus quatro estágios

Planejamento: Um projeto bem elaborado é primordial para o ciclo PDCA, pois impede falhas futuras e gera um enorme ganho de tempo. Paute o planejamento de acordo com a missão, visão e os valores da empresa, estabelecendo metas e objetivos e definindo o melhor caminho para atingi-los.

Execução: Após fazer um planejamento cuidadoso, coloque-o em prática e à risca, ou seja, procure não queimar etapas tampouco improvisar, para não comprometer todo o ciclo PDCA. A fase da execução é subdividida em outras três etapas: treinamento de todos os funcionários e gestores envolvidos no projeto, seguido da realização propriamente dita e da “colheita” de dados para uma posterior avaliação.

Checagem: É o estágio do ciclo PDCA onde são identificadas possíveis brechas no projeto. As metas alcançadas e resultados obtidos são mensurados através dos dados coletados e do mapeamento de processos ao final da execução. A checagem pode e deve ser feita de duas maneiras: paralelamente à execução, de modo a ter certeza que o trabalho está sendo bem feito, e ao final dela, para uma análise estatística mais abrangente que permita os ajustes e acertos necessários.

Ação: A “última” etapa, na qual são aplicadas ações corretivas de modo a estar sempre e continuamente aperfeiçoando o projeto. É simultaneamente fim e começo, pois após uma minuciosa apuração do que tenha causado erros anteriores, todo o ciclo PDCA é refeito com novas diretrizes e parâmetros.

Leia também Ciclo PDCA: conceito determinante na melhoria de processos e explore cada passo do ciclo PDCA.

Ciclo PDCA no Gerenciamento de Processos

O PDCA é uma abordagem muito abrangente e aplicável em diversas situações, porém as vezes precisamos criar especializações para auxiliar na resolução de problemas específicos. Veja neste vídeo como podemos aplicar o ciclo PDCA no gerenciamento de processos de negócio.